ניהול עסקים הוא עניין של איזון בין דברים ושיקולים רבים מאוד. יש אינספור אפשרויות לנהל עסק מכל סוג. האופציות אשר נשקלות בהקשר זה, הן פעמים רבות לגבי העסקת עובדים, מאחר שיש לכך השלכות רבות וחשובות מאוד. כיצד משתלבים בשיקולים אלה שירותי מזכירות במיקור חוץ? מה הם עשויים לתרום ובמה מדובר בעצם, בפועל?
במבט כללי
ראשית, הגדרה קצרה, שירותי מזכירות במיקור חוץ, הם פשוט הסתייעות בעובדי מזכירות מקצועיים, אשר שוכרים במקום להעסיק כעובדים קבועים של העסק. מיקור חוץ מהווה גישה ידועה וותיקה למדי, אשר מסייעת לעסקים מזה שנים. זהו שירות מעולה וחסכוני לעסקים, אשר מסייע לצמצם עלויות, לפשט תהליכים שונים ולקבל יתרונות נוספים. אין זאת אומרת שחייבים להשתמש רק בכך, “לעבור לעבודה בצורה כזו" או להשתמש בשירותים אלה באופן קבוע. חלק מיתרונם הגדול, הוא דווקא בגמישות – היכולת לשלב זאת, עם צורת עבודה אחרות. כמו גם היכולת לשכור שירותים כאלה, באופן זמני על פי הצורך.
לא בתוך העסק
במה צורת עבודה זו מתבטאת בפועל? שינוי ראשון וברור, הוא שלא תידרש עמדת מזכירות בתוך העסק. כלומר, ראשית ישנו חסכון מבחינת עלויות נדל"ן. שנית, חוסכים בצורך לצייד עמדה עבור פעילות מזכירות. זה אומר שולחן גדול מספיק, כיסא משרדי איכותי וכן ההיבט היקר יותר, של מחשב אישי טוב וכל הדרוש לו – צג, מקלדת, עכבר.
לא כשכירים
הבדל שני ומשמעותי בין גישה זו לגישה הרגילה, הוא בכך ששוכרים מקצוענים אלה, במקום להעסיקם כשכירים. העסקת שכירים היא כידוע נושא מורכב בפני עצמו. יש סביבו מנהלות רבות וחובה לעמוד בחוקים ותקנות למיניהם.
להתמקד בעיקר
בעזרת שימוש בשירותי מזכירות במיקור חוץ, אתם למעשה חוסכים לא מעט משאבים חיוניים. חסכון זה, משמעותו שניתן כעת להפנות את המשאבים שנחסכו, לכל מטרה אחרת שחשובה לכם יותר. הדבר משמעותי מאוד, מאחר שבכל עסק יש מה שנקרא פעילויות ליבה, לצד לא מעט פעילויות שנמצאות "מסביב" להן. אותן פעילויות מנהלתיות שמסביב, הן פעמים רבות מקור לעומס רב על העסק. לכן, היכולת להקל מבחינה זו, עשויה להיות חשובה ביותר.
עוד כמה נקודות חשובות
- מה השירותים כוללים? שירותי מזכירות במיקור חוץ כוללים כעקרון, את הדברים השונים שאופייני לראות מבוצעים במזכירות בעסקים. מה זה אומר באופן יותר ספציפי? ראשית, קבלת שיחות נכנסות לעסק ועשויה להיות גם פעילות של הוצאת שיחות (למשל עבור קביעת פגישות או משלוח הודעות). כמו כן, עשויות להיות משימות משרדיות נוספות, בהתאם לצורך ולאופי הפעילות בעסק. למשל טיפול בהוצאת חשבוניות.
- האם גישה כזו תפגע ברמת פעילות המזכירות? אם שוכרים שרות זה מחברה איכותית, לא רק שהרמה לא תיפגע, אלא היא עשויה אפילו לעלות! מדובר באנשי מקצוע מיומנים.
- האם העובדה שהשרות נמצא מחוץ לעסק תפריע? ניתן כיום לתפקד באופן כזה, ללא שום הפרעה משמעותית. לא אתם ולא לקוחותיכם שמתקשרים למזכירות, תרגישו בהבדל משמעותי. הרי מזכירות רגילה עשויה להיות בחדר נפרד, קומה אחרת או אפילו סניף אחר של העסק. אז מדוע שזה יפריע, אם היא נמצאת אצל ספק שירותים חיצוני?
- האם זה מתאים לעסק קטן? לעסקים קטנים, שירות כזה עשוי להתאים במיוחד. אם ניקח דוגמה קיצונית, דמיינו עסק של עצמאי אחד, אשר פועל רק מהבית. כאן מזכירות פנימית עשויה במיוחד שלא להתאים. לא יהיה מקום ולא תקציב לכך.
לסיכום
לעסקים מכל סוג, מומלץ מאוד להוסיף לאפשרויות שהם שוקלים, את האפשרות של שימוש בשירותי מזכירות במיקור חוץ.
