איך מארגנים כנסים ואירועים לחברות?

האם אי פעם תהיתם מהו המתכון הסודי לארגון כנס תאגידי מהשורה הראשונה? זוהי משימה הדורשת תשומת לב מושלמת לפרטים, מסירות בלתי מתפשרת ותכנון קפדני. דמיינו שאתם צריכים לארגן מספר רב של אלמנטים: אבטחת המקום, שצריכה להתאים לגודל האירוע, טיפול בענייני הלוגיסטיקה, תיאום עם דוברים רהוטים והבטחה שהמידע יגיע למשתתפים פוטנציאליים. נשמע כמו משימה קשה? אל חשש! במדריך מקיף זה, נעניק לכם את כל העצות הכי חשובות שיסייעו לכם לעצב אירוע שידבר לקהל שלכם וישיג את יעדי החברה שלכם. שנתחיל?

שלב 1: הגדרת מטרת הכנס

הצעד המקדים לקראת ארגון מוצלח של כנס הוא להתוות את מטרתו. המטרה מאחורי כנס יכולה להיות רב גונית – עריכת סמינרים חינוכיים, ייזום אירועי נטוורקינג, השקת מוצר חדש או הנצחת אבני דרך ארגוניות. מטרה מפורשת מסייעת בעיצוב תוכנית ועידה מתאימה.

• קבעו יעדים ספציפיים ומדידים לוועידה כדי להעריך את ביצועיה.
• הכירו את המשתתפים והתאימו אישית את הכנס שלכם כך שיתאים להעדפותיהם.
• בחרו נושא רלוונטי המתאים למטרת הכנס.

שלב 2: תכנון פיננסי ותקצוב

לאחר מכן, גבשו תקציב מקיף לאירוע. התקציב צריך לכלול הוצאות פוטנציאליות עבור המקום, שירותי קייטרינג, דוברים אורחים, פעילויות קידום מכירות, לוגיסטיקה ועלויות בלתי צפויות. תקציב מפורט מסייע בקבלת החלטות מושכלות לאורך כל התהליך הארגוני.

• הקצו כספים לאלמנטים הכרחיים כגון השכרת מקום, מרצים אורחים וצרכים טכנולוגיים.
• גבשו תוכנית פיננסית לגיבוי בתקציב שלכם עבור הוצאות בלתי צפויות.
• שקלו מציאת ספונסרים שיעזרו לסבסד עלויות.

שלב 3: בחירת המקום האירוע

בחירת מקום מתאים היא בחירה מרכזית להצלחה של כל כנס. המקום צריך לספק אווירה מתאימה, חלל גדול מספיק לכל המשתתפים, שירותים חיוניים ונגישות קלה למשתתפים. למשל, מלון יערים הוא מרכז כנסים ואירועים מומלץ המציע שירותים מקצועיים בסביבה תורמת.

• ודאו שהמקום יכול להכיל בנוחות את כל המשתתפים.
• בדקו שירותים נוספים הניתנים על ידי המקום, כגון ציוד אורקולי, רשת אינטרנט ואפשרויות כיבוד למשתתפים.
• קחו בחשבון את המיקום הגיאוגרפי של המקום ואת קרבתו לתחבורה ציבורית ולמתקני אירוח.

שלב 4: בניית סדר היום

בניית סדר יום מחושב היטב של כנס היא קריטית למקסום מעורבות המשתתפים ולאספקת ערך. סדר היום צריך לכלול באופן אידיאלי נאומים מרכזיים, דיוני פאנל, מרווחי נטוורקינג ופעילויות רלוונטיות אחרות.

• אפשרו גמישות בסדר היום כדי להיות מוכנים לאילוצים של הרגע האחרון.
• ארגנו מרווחי זמן קבועים כדי למנוע תשישות של המשתתפים.
• כללו מגוון פעילויות כדי לספק תחומי עניין והעדפות מגוונות.

שלב 5: שיתוף פעולה עם דוברים וחברי פאנל

שיתוף פעולה עם דוברים משפיעים וחברי פאנל מוסיף באופן משמעותי לפיתוי של הכנס שלכם. צרו קשר עם מובילים בתעשייה שיכולים להציע הרצאות מרתקות למשתתפים שלכם.

• נסו ליזום מראש קשר עם דוברים פוטנציאליים.
• אל תשכחו ליידע את הדוברים על מטרת הכנס ועל הקהל הצפוי.
• עודדו מרצים להתערבב עם המשתתפים במהלכם מפגשי נטוורקינג.

שלב 6: ניהול יום האירוע

היישום של כל התכנונים שלכם ביום הכנס הוא קריטי להצלחתו הכוללת. ודאו שתהליך ההרשמה עבר חלק, טפלו במהירות בבעיות טכניות ושמרו על קצב הזרימה של האירוע בהתאם לסדר היום.

• הקצו צוות ייעודי לניהול תחומים שונים כגון רישום, תמיכה טכנית וניהול אורחים.
• הקצו זמן "מת" בלוח הזמנים שלכם עבור עיכובים בלתי צפויים.
• אספו משובים מהמשתתפים לצורך שיפורים עתידיים.

שלב 7: לאחר הכנס

לאחר הכנס, שליחת מכתב תודה למשתתפים, לדוברים ולנותני חסות יכולה לעזור לשמור על מערכות יחסים ולטפח תחושה של מעורבות. שלב זה כולל גם סקירת משוב, מדידת הצלחת האירוע אל מול היעדים שנקבעו, והפקת לקחים לכנסים עתידיים.

• שלחו הודעות תודה אישיות לכל הצדדים המעורבים.
• השתמשו במשוב שהתקבל כדי להבין מהם התחומים שבהם יש להשתפר לקראת הכנסים הבאים.
• נסו לאמוד את היעדים שנקבעו לכנס כדי להבין את רמת ההצלחה שהושגה.

לסיכום 

המטרה שלכם היא ליצור אירוע משפיע, מרתק ובלתי נשכח שישפר את תדמית החברה שלכם ויטפח מערכות יחסים וקשרים. לכן, אמצו את התהליך, וראו כיצד התכנון הקפדני שלכם הופך לחוויית כנס ארגונית בלתי נשכחת.